会计凭证保管的方法-税法实务

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会计凭证保管的方法

会计凭证的保管,既要做到会计凭证的安全和完整无缺,又要便于凭证的事后调阅和查找.会计凭证归档保管的主要方法和要求是:

1.每月记账完毕,要将本月各种记账凭证加以整理,检查有无缺号和附件是否齐全.然后按顺序号排列,装订成册.为了便于事后查阅,应加具封面,封面上应注明:单位的名称所属的年度和月份、起讫的日期、记账凭证的种类、起讫号数、总计册数等,并由有关人员签章.为了防止任意拆装,在装订线上要加贴封签,并由会计主管人员盖章.

2.如果在一个月内,凭证数量过多,可分装若干册,在封面上加注共几册字样.如果某些记账凭证所附原始凭证数量过多,也可以单独装订保管,但应在其封面及有关记账凭证上加注说明,对重要原始凭证,如合同、契约、押金收据以及需要随时查阅的收据等在需要单独保管时,应编制目录,并在原记账凭证上注明另行保管,以便查核.

3.装订成册的会计凭证应集中保管,并指定专人负责.查阅时,要有一定的手续制度.

4.会计凭证的保管期限和销毁手续,必须严格执行会计制度的规定.任何人无权自行随意销毁,具体规定见附录.

会计查找错账技巧

1.重记或漏记账户查找.

科目是在登记账簿时,将记账凭证的双方重记或漏记,或者只登记一方,重记或只记另一方.其查找方法是:首先检查总账,将记账记录的账户金额分别加总与总账核对,以确定"标准账户".然后,再与日记账进行核对.如果日记账发生重记或漏记,则其增减发生额会与总账的增减发生额不符;

如果日记账发生额大于总账,说明日记账发生重记,相反则为漏记.最后,还应根据总账与日记账的差额,在账簿或记账凭证中查找与此相同的数额,如果有,即为重记或漏记数.

2.记反账户方向的查找方法.

记反方向,指应该记到增加方的数字,记入了减少方,或者相反.这种错账往往在登账时登错了栏次.由于记账方向的错误,就会使账户的一方合计数加大,另一方合计数减少,这就使变动前后双方都产生了差数.这个差数就是数字的"2"倍.因此,把这个差数用"2"除,所得的商就是记错方向的数字.

3.记账笔误的查找方法.

①数字错位的查找方法.数字错位,就是把数字的位数记错,错账金额能被9整除,则商为记错位的数字.然后,在账内查找此数,将商放大10倍或缩小10倍.

②数字颠倒的查找方法.数字颠倒就是把数字中的前后两个数字书写颠倒.例如,把58写成85,将颠倒的两位数之间的差额27除以"9",商为"3",就是记颠倒后两位数字的差额.

③写错或写掉角、分尾数的查找方法.写错或写掉角、分尾数就是在记账过程中,把带有角、分的尾数丢掉或写错,查找方法需要与原始凭证逐一核对.